Assemblée Générale Extraordinaire du 19 mai 2010
Modifiés lors des assemblées générales extraordinaires du 8 juin 2011, 10 juin 2015 et 7 juillet 2021

Article 1 - Dénomination

Il est fondé entre les membres aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 ayant pour titre :

Société Française de Physique Médicale (S.F.P.M.)

Depuis le 20 mai 1999, cette dénomination est substituée à l'appellation :

Société Française des Physiciens d'Hôpital (S.F.P.H.)

elle-même ayant remplacé le 3 septembre 1982, l'appellation initiale :

Société des Physiciens des Hôpitaux d'Expression Française

Article 2 - Buts

Cette association groupe les personnes professionnellement engagées dans, ou concernées par, des activités de physique en milieu hospitalier public ou privé à but non lucratif ou libéral.

Ses objectifs sont scientifiques et professionnels. Sur le plan scientifique, sa vocation est de promouvoir, rassembler, organiser les travaux scientifiques dans l’intérêt commun de les communiquer à ses membres. Sur le plan professionnel, les objectifs sont de répondre aux préoccupations et aux interrogations de ses membres sur l’exercice de leur profession afin d’émettre des propositions et des recommandations.

L'association développe ses activités autour des quatre orientations : culture scientifique, relations professionnelles, promotion de la physique médicale, exercice professionnel de la physique médicale.

L'association doit en particulier favoriser :

  • le perfectionnement professionnel de ses membres par l'information, la mise à jour des connaissances, l'ouverture sur des sujets nouveaux ou complémentaires, etc.
  • les relations professionnelles entre ses membres par le développement de la communication, la création des groupes de travail, etc.
  • les manifestations assurant la promotion des activités de ses membres auprès des communautés scientifiques, médicales ou des organismes gouvernementaux.
  • les réflexions sur l’éthique et l’exercice professionnel de la physique médicale.

Les publications, conférences, sessions de formation, journées scientifiques, congrès, etc. sont les moyens d'action de l'association.

Le français est la langue officielle de l'association. Par dérogation, la revue officielle de l’association, actuellement « European Journal of Medical Physics (Physica Medica) », est rédigée en langue anglaise.

Article 3 - Durée

La durée de l'association est illimitée.

Article 4 - Siège social

Le siège est fixé à :

Centre Antoine Béclère
47, rue de la Colonie
75 013 Paris

Il pourra être transféré par simple décision du Conseil d'Administration.

Article 5 - Composition, cotisation

L'association se compose de :

  • membres actifs, physiciens médicaux dont la majeure partie de l'activité professionnelle est consacrée à la physique médicale définie selon la législation en vigueur,
  • membres étudiants, étudiants en physique médicale sur le territoire national,
  • membres dosimétristes, personnes physiques exerçant la profession de dosimétriste
  • membres d'honneur, membres désignés par le Conseil d'Administration,
  • membres retraités, membres n'étant plus en situation d'activité professionnelle,
  • membres affiliés, personnes physiques souhaitant être tenues informées des activités de l'association,
  • membres associés, personnes morales qui portent un intérêt aux activités de l'association et qui s'engagent à lui apporter un soutien matériel dans les conditions précisées par le Règlement Intérieur.

Le nombre des membres affiliés ne peut représenter plus de 30% du total des personnes physiques membres.

Les membres s'engagent à acquitter une cotisation annuelle dont le montant est fixé, pour chaque catégorie, chaque année par l'Assemblée Générale.

Les modalités d’adhésion aux différentes qualités de membres sont décrites dans le Règlement intérieur.

Article 6 - Conditions générales d'adhésion

Pour toute qualité de membre, la demande d'adhésion doit être formulée par écrit (courrier postal ou courriel), signée par le demandeur, accompagnée de pièces justificatives et soumise à l'approbation du Conseil d'Administration, selon les conditions décrites par le Règlement Intérieur.

Article 7 - Démission – Radiation

La qualité de membre de l'association se perd :

  1. par la démission,
  2. par le décès,
  3. par la radiation :
    • pour perte des conditions nécessaires à l’acquisition de la qualité de membre de l'association, cette radiation est prononcée par le Conseil d'Administration,
    • pour motif grave : la radiation est prononcée par le Conseil d'Administration, le membre ayant été préalablement invité par lettre recommandée à se présenter devant le Bureau pour fournir des explications. Le membre bénéficie d'un recours devant l'Assemblée Générale.
  4. Du fait de la dissolution, pour quelque cause que ce soit des membres associés, ou leur mise en redressement ou liquidation judiciaire

Article 8 - Ressources

Les ressources de l'association se composent :

  • des cotisations,
  • du produit des prestations fournies par l'association,
  • des subventions qui pourraient lui être accordées par l'État ou des collectivités,
  • de toutes autres ressources autorisées par les textes législatifs et réglementaires.

Article 9 - Administration

L'association est administrée par un Conseil d'Administration composé de 9 à 15 dont le nombre de membres est défini par le Conseil d’Administration en fonction de ses besoins. Les administrateurs sont élus, au scrutin secret, par l'Assemblée Générale, pour trois années.

Les administrateurs doivent être membres de l'association depuis un minimum de 2 années révolues, et au moins 2/3 (deux tiers) d'entre eux doivent appartenir à la catégorie des membres actifs.

En cas de vacance, le Conseil d'Administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres, leur remplacement définitif intervenant lors de l’Assemblée Générale suivante.

Le renouvellement annuel du Conseil d'Administration est partiel et se fait par élection de nouveaux administrateurs à l'échéance des mandats des administrateurs en poste.

Les membres sortants sont rééligibles à chaque terme de leur mandat. Cette clause peut être révisée par l'Assemblée Générale ordinaire.

Dans un délai maximum de 6 semaines à compter de l’Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire, le Conseil d'Administration se réunit et élit parmi ses membres, au scrutin secret, un Bureau composé au moins de :

  • un président,
  • un secrétaire,
  • un trésorier.

Le Conseil d’Administration élit parmi ses membres, au scrutin secret, un ou plusieurs vice-présidents, dont le nombre peut être établi selon les besoins du bureau.

Les membres du Bureau sont des membres actifs exerçant sur le territoire national, ou des membres retraités depuis moins de 3 ans.

Le Conseil d’Administration peut décider qu'un représentant d'un autre organisme soit invité à siéger au Conseil d'Administration avec voix consultative.

Article 10 - Réunions du Conseil d'Administration

Le Conseil d'Administration se réunit au moins une fois tous les trois mois, sur la convocation écrite du président ou sur la demande du quart des administrateurs. Le délai de convocation est au minimum de 2 semaines.

Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. En cas d'égalité des votes, la voix du président est prépondérante.

La présence de la moitié des membres du Conseil d'Administration est nécessaire pour la validité des délibérations.

Il est tenu procès-verbal des séances.

Ils sont signés par le président et le secrétaire.

Article 11 - Frais et débours

Les membres de l'association ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions administratives qui leur sont conférées.

Les frais et débours occasionnés par l'accomplissement du mandat des administrateurs, des membres délégués ou mandatés, sont remboursés sur états certifiés dans les limites fixées par le Règlement Intérieur.

Les frais et débours occasionnés aux membres de commissions de travail de l'association sont remboursés, dans les limites fixées par le Règlement Intérieur et dans les limites budgétaires des commissions. L'organisation de ces commissions est précisée dans le Règlement Intérieur.

Article 12 - Pouvoirs du Conseil d'Administration

Le Conseil d'Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour autoriser tous actes qui ne sont pas réservés à l'Assemblée Générale.

Il surveille la gestion des membres du Bureau, l'exécution des décisions de l'Assemblée Générale. Les actions ou études engagées doivent être approuvées par le Conseil d’Administration, ce dernier devant être tenu informé de leurs évolutions.

Il peut faire toute délégation de pouvoirs pour une question déterminée et pour un temps limité. Cette énumération n'est pas limitative.

Article 13 - Fonctionnement du Conseil d'Administration

Tout membre du Conseil d'Administration qui, sans excuse, n'aura pas assisté à deux réunions consécutives, sera considéré comme démissionnaire.

Article 14 - Rôle des membres du Bureau

Président

  • Le Président convoque les Assemblées Générales et les réunions du Conseil d'Administration. Il représente l'association dans tous les actes de la vie civile et est investi à cet effet des pouvoirs et mandats que lui confère le Conseil d’Administration. Il coordonne les orientations et le travail du Conseil d’Administration. Il a qualité pour ester en justice au nom de l'association tant en demande qu'en défense. Il signe les procès-verbaux des délibérations des Conseils d'Administration et des Assemblées Générales.
  • En cas d'absence ou de maladie, il est remplacé par tout autre administrateur spécialement délégué par le Conseil d’Administration.

 

Secrétaire

  • Le secrétaire est chargé de la correspondance et des archives.
  • Il rédige et signe les procès-verbaux des délibérations du Conseil d'Administration et des Assemblées Générales.

 

Trésorier

  • Le trésorier est chargé de la gestion financière de l'association.
  • Il effectue tous les paiements et perçoit toutes les recettes sous le contrôle du président.
  • Il tient une comptabilité régulière, au jour le jour, de toutes les opérations et rend compte à l'Assemblée Générale annuelle, qui statue sur la gestion.

Président sortant

  • Cette fonction est assurée pendant un an par le dernier président arrivé au terme de son mandat.
  • Il assure un rôle de consultant auprès du président nouvellement élu.
  • Il n'est pas soumis au vote de l'Assemblée Générale.

Article 15 - Assemblée Générale

L'Assemblée Générale comprend tous les membres de l'association. Seuls les membres actifs à jour de cotisation peuvent participer aux votes. Tous les autres membres, personnes physiques ou morales ont voix consultative mais ne peuvent participer aux votes.

L'Assemblée Générale se réunit au moins une fois par an et chaque fois qu'elle est convoquée par le Président, ou le Conseil d'Administration ou sur la demande du quart des membres-personnes physiques.

L'ordre du jour est établi par le Conseil d'Administration.

Le Bureau de l'Assemblée Générale est celui du Conseil d'Administration.

Les convocations sont envoyées au moins quinze jours à l'avance et indiquent l'ordre du jour.

L'Assemblée Générale :

  • entend les rapports sur la gestion du Conseil d'Administration et sur la situation financière et morale de l'association,
  • approuve les comptes de l'exercice, vote le budget de l'exercice,
  • pourvoit s'il y a lieu au renouvellement des membres du Conseil d'Administration,
  • peut conférer à certains membres toutes autorisations pour accomplir les opérations rentrant dans l'objet de l'association et pour lesquelles les pouvoirs statutaires seraient insuffisants,
  • délibère sur toutes les questions portées à l'ordre du jour par demandes signées et déposées au secrétariat un mois avant la tenue de l'Assemblée Générale,
  • fixe le montant des cotisations,
  • statue sur toutes modifications aux statuts.

Article 16 - Assemblée Générale Extraordinaire

L'Assemblée Générale est dite Extraordinaire lorsqu'elle se prononce sur les statuts, la dissolution et l'attribution des biens de l'association, la fusion avec toute association du même objet.

L'Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée par le Président, le Conseil d'Administration ou sur la demande du quart des membres-personnes physiques de l'association. L'ordre du jour est notifié sur la convocation.

Une telle Assemblée doit être composée de la moitié des membres-personnes physiques membres de l'association. Il doit être statué à la majorité des deux tiers des voix des membres-personnes physiques présents. Les membres empêchés peuvent se faire représenter au moyen d'un pouvoir écrit.

Si le quorum n'est pas atteint lors de la réunion de l'Assemblée Générale Extraordinaire, une nouvelle réunion, convoquée avec un préavis de quinze jours, peut valablement délibérer quel que soit le nombre des membres-personnes physiques présents et à la majorité des suffrages exprimés.

Article 17 - Modalités de vote à l’Assemblée générale Ordinaire ou Extraordinaire

Toutes les délibérations sont prises à « main levée » à la majorité des suffrages exprimés des membres-actifs présents. Les membres actifs non présents physiquement peuvent se faire représenter ou voter électroniquement.

Dans le cas où le membres se fait représenter, les procurations doivent être présentées au Bureau pour enregistrement et validation, avant l'ouverture de l'Assemblée Générale. Les procurations porteront la mention manuscrite "bon pour pouvoir à", la date de l'Assemblée Générale et la signature. Elles seront nominatives. Toutefois, des procurations non nominatives pourront être recevables. Elles seront transmises aux membres du Conseil d'Administration. Nul membre ne peut détenir plus de deux procurations.

Le scrutin secret peut être demandé par le Président, par le Conseil d'Administration ou par le quart des membres-personnes physiques présents.

Article 18 - Dissolution

La dissolution de l’association ne peut être prononcée que par l'Assemblée Générale Extraordinaire, convoquée spécialement à cet effet. L'Assemblée Générale attribue l'actif net à toutes associations ayant un objet similaire ou à tous établissements publics ou privés reconnus d'utilité publique de son choix.

Article 19 - Formalités

Le président, au nom du Conseil d'Administration, est chargé de remplir toutes les formalités de déclaration et de publication prescrites par la législation en vigueur, avec l’assistance du Secrétaire.

Article 20 - Règlement Intérieur

Un Règlement Intérieur est établi par le Conseil d'Administration. Il fixe les modalités de fonctionnement de l'association.

Ce règlement a été approuvé à l'Assemblée Générale Extraordinaire du 06/07/2021